JAWAPAN KEPADA SOALAN YANG DIUTARAKAN DI DALAM BORANG MAKLUM BALAS HARI KESELAMATAN PERLINDUNGAN NEGERI KEDAH DARUL AMAN TAHUN 2013

Soalan: Premis pejabat yang kecil, tiada tempat menunggu, tiada kaunter, tiada bilik fail, tiada stor, tiada bilik mesyuarat dan mudah untuk orang awam melihat dokumen atas meja. Permohonan ruang pejabat yang lengkap sedang dalam proses. Mohon cadangan dan pendapat pihak tuan untuk meningkatkan tahap keselamatan di pejabat ini.

Jawapan:

Soalan: Mohon check list tahap keselamatan di Jabatan.

Jawapan:

Soalan: Surat permohonan PKJ dan Pegawai Penyokong telah dihantar tetapi masih belum menerima maklum balas pelantikan.  Mohon dipercepatkan kelulusan.

Jawapan: Merujuk Buku Arahan Keselamatan: Perengan 17, Sunguhpun Ketua Jabatan bertanggungjawab sepenuhnya mengenai keselamatan dalam Jabatannya,tetapi perlulah beliau melantik seorang pegawai kanan yang berkaliber sebagai Pegawai Keselamatan Jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan arahan-arahan Keselamatan Jabatan dengan mendapat nasihat Pegawai Keselamatan Kerajaan. Tugas-tugas Pegawai Keselamatan Jabatan adalah sebagai tambahan kepada tugas-tugas rasminya. Ini membawa maksud Ketua Jabatan adalah pihak yang bertanggungjawab dalam melantik Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ). Sekiranya tuan/puan telahpun dilantik sebagai PKJ oleh Ketua Jabatan, ini bermakna pelantikan itu telah pun sah dan tanggungjawab PKJ perlu dijalankan. Borang Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) atau KPKK 6 yang diisi perlu dihantar kepada pihak kami bagi tujuan pihak kami mengemaskini data dan senarai PKJ di jabatan dan agensi Kerajaan di seluruh Negeri Kedah bagi tujuan penyaluran maklumat

Soalan: Jabatan tidak mempunyai polisi keselamatan dan maklumat ICT yang lengkap. Mohon cadangan dan pendapat pihak tuan.

Jawapan:

Soalan: Adakah kursus dan taklimat berkaitan keselamatan boleh dibuat oleh pihak lain selain pejabat ketua pegawai keselamatan?

Jawapan: Kursus dan taklimat berkaitan keselamatan yang melibatkan agensi kerajaan tidak boleh dibuat oleh pihak lain melainkan dari Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan selaras dengan Perengan 15 Arahan Keselamatan dimana kewajipan dan tanggungjawab Pejabat KPKK dijelaskan seperti di Lampiran A Arahan Keselamatan.

Soalan: Sebilangan Jabatan Kerajaan menggunakan khidmat kawalan keselamatan daripada pihak swasta.  Adakah terdapat garis panduan atau kriteria yang perlu dipatuhi yang disediakan oleh Pejabat Keselamatan Kerajaan.?

Jawapan:

Soalan: Adakah arahan dalaman atau pekeliling yang boleh dirujuk jika aktiviti memasak dipantri dibenarkan.?

Jawapan: Secara amnya,aktiviti memasak dipantri pejabat tidak dibenarkan kerana dikhuatiri akan mengundang ancaman kebakaran kepada pejabat kerajaan jika tidak dilaksanakan dengan betul. Namun begitu, jika pejabat perlu untuk memasak dipantri pejabat maka kebenaran dari Ketua Jabatan/Pengurus Bangunan/Pemilik Bangunan adalah di perlukan bagi menjamin tahap keselamatan pejabat terbabit.

Soalan: Penggunaan laman sosial seperti FB ketika waktu pejabat.  Mohon garis panduan.

Jawapan: Penggunaan media jaringan sosial seperti facebook atau lain-lain dalam sektor awam tidak disekat penggunaannya, namun begitu ia perlulah dikawal dengan memberi perhatian kepada perkara-perkara berikut:

- Mematuhi PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 1 TAHUN 2003 "Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet Dan Mel Elektronik Di Agensi-Agensi Kerajaan.

- Sebarang bentuk maklumat yang dikongsi dan disebar melalui media sosial tidak menjejaskan kepentingan perkhidmatan awam dan kedaulatan negara.

- Tidak melibatkan penyebaran maklumat dan dokumen terperingkat.

Soalan: Bolehkan kunci pejabat diserahkan kepada PAP atau Kerani? Adakah surat pekeliling atau arahan yang boleh dirujuk.?

Jawapan: Boleh dengan kebenaran Ketua Jabatan atau Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ), tatacara pengunaan kunci atau arahan keselamatan boleh dirujuk pada peraturan kawalan kunci, Perenggan 31 Arahan Keselamatan

Soalan: Tiada pagar keselamatan disekeliling bangunan KDN.

Jawapan: Pembinaan pagar di sekeliling Kompleks Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Anak Bukit telah pun dibincangkan dalam mesyuarat Penyelarasan Penyenggaraan Bangunan, Mesyuarat bersama pihak Bahagian Pengurusan Hartanah dan telah pun dibincangkan bersama pihak Jabatan Kerja Raya. Pihak kami telah pun memberi spesifikasi pagar yang sesuai dan perkara ini sedang dalam perhatian dan pertimbangan pihak Bahagian Pengurusan Hartanah dan pihak kami juga telah mencadangkan supaya Kompleks ini diwartakan sebagai Kawasan Larangan dan Tempat Larangan selaras dengan arahan daripada Ketua Setiausaha Kementerian Dalam Negeri, Y.Bhg Tan Sri Mahmood bin Adam dalam Mesyuarat Jawatankuasa Sasaran Penting Negeri Kedah Bil. 2/2010 pada 20 Februari 2010

Soalan: Bolehkan sekiranya kunci pejabat diserahkan dan disimpan di Balai Polis berdekatan? Jika perlu bagaimanakah prosedur atau langkah yang perlu dilakukan..?

Jawapan: Boleh disimpan di Balai Polis berdekatan dan prosedur yang patut dilakukan ialah perlu dibuat surat permohonan kepada pihak polis tentang kebenaran menyimpan di Balai Polis yang berdekatan dan perlu di wujudkan buku Log pergerakan kunci,buku tersebut ialah untuk merekod siapa yang ditugaskan mengambil dan menghantar kunci pejabat.Satu salinan permohonan penyimpanan kunci di Balai Polis hendaklah dihantar kepada Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia.

Soalan: Adakah isu-isu politik juga boleh dikategorikan sebagai isu keselamatan..?

Jawapan: Isu politik boleh dikategorikan sebagai isu keselamatan jika wujudnya kumpulan-kumpulan politik yang berhaluan kiri yang tidak berpuas hati dengan kumpulan-kumpulan politik yang sah disisi undang-undang dan perlembagaan Negara. Ahli-ahli kumpulan politik yang telah diharamkan di Malaysia juga adakalanya mampu menggangu gugat keselamatan Negara dan boleh mendatangkan ancaman-ancaman seperti unsur-unsur sabotaj ke atas Negara. Individu atau sesebuah organisasi yang mempunyai pendapat yang melampaui batas perlembagaan Negara mengenai isu-isu politik yang timbul dan bersedia memperjuangkan ideologi politik mereka dalam menjalankan kegiatan yang melanggar undang-undang untuk membangkitkan semangat menentang dan memecah belahkan perpaduan kaum dalam negara juga mampu menggugat keamanan dan keselamatan Negara

Soalan: Mengapa setakat ini tiada suatu perancangan atau akta yang dikeluarkan oleh kerajaan untuk melindungi atau mencegah jenayah cyber..?

Jawapan:

Soalan: Adakah selamat jika bangunan rumah kedai dijadikan pejabat..?

Jawapan: Selamat.Tapi memerlukan Jawatan Kuasa Ruang Pejabat seperti Jabatan Bomba,KPKK dan Jabatan Penilaian untuk memeriksa dan memastikan sesuai atau tidak sesuatu rumah kedai itu untuk dijadikan ruang pejabat

Soalan: Tiada tempat penyimpanan wang hasil penjualan peta..

Jawapan: Jabatan berkenaan perlu mewujudkan peti besi untuk penyimpanan duit kutipan tersebut dan jabatan juga perlu melantik syarikat kawalan keselamatan bagi menguruskan penghantaran wang tersebut ke Bank

Soalan: Bagaimanakah cara untuk mengatasi masalah pengguna IT yang tidak bertanggungjawab..?

Jawapan:

Soalan: Tiada spresifikasi lengkap mengenai Bilik Kebal. Mohon berikan spesifikasi lengkap.

Jawapan:

Soalan: Mohon penjelasan mengenai perkataan SULIT di kertas minit mesyuarat.?

Jawapan: SULIT ini bermaksud jika didedahkan kepada orang awam ia akan menyebabkan kerosakan imej pada jabatan atau individu, dalam konteks SULIT di minit mesyuarat adalah sebarang minit atau maklumat yang terdapat di minit tersebut hendaklah disimpan di fail SULIT atau fail tersebut hendaklah disimpan di almari besi berpalang,sebarang kebocoran maklumat SULIT ini adalah datu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 dan jika disabitkan kesalahan boleh dipenjara seumur hidup

Soalan: Penggunaan FB yang semakin meluas dan apakah ciri-ciri keselamatan yang perlu dipatuhi kerana khuatir tahap keselamatannya boleh diragui.

Jawapan: Dipantau oleh Bahagian Teknologi Maklumat sesuatu Jabatan itu untuk memastikan laman sesawang itu tidak disalahgunakan dan menghadkan waktu pengunaannya.Contohnya hanya boleh digunakan pada waktu rehat.

Soalan: Kawasan pejabat tidak diwartakan sebagai kawasan larangan.

Jawapan:

Soalan: Adakah fungsi pendaftaran rahsia memadai dengan pelantikan seorang individu sebagai Pegawai Pengelas atau perlukah satu unit khusus dalam melaksanakan tugas.

Jawapan: Fungsi Pendaftar Rahsia dan Pegawai Pengelas adalah dua perkara yang mempunyai tugas dan peranan yang sangat berbeza. Merujuk Buku Arahan Keselamatan : Perengan 42 dan 43 menjelaskan fungsi dan tanggungjawab Pendaftar Rahsia. Pendaftar Rahsia adalah satu sistem atau bahagian yang perlu diwujudkan dan dilaksanakan di jabatan-jabatan Kerajaan bagi tujuan sistem penerimaan, proses,penyimpanan dan penghantaran dokumen terperingkat diuruskan berasingan dengan dokumen terbuka. Manakala Pendaftar Rahsia adalah seorang pegawai yang dilantik bagi melaksanakan sistem Pendaftaran Rahsia tersebut. Pegawai Pengelas merupakan seorang penjawat awam yang dilantik di bawah seksyen 2B,Akta Rahsia Rasmi 1972 bagi mengelaskan dokumen terperingkat terhad, sulit Rahsia dan Rahsia Besar.

Soalan: Maklumbalas proses pewartaan kawasan pejabat.

Jawapan:

Soalan: Adakah boleh maklumkan hasil inspektorat yang dilaksanakan di jabatan-jabatan dalam negeri Kedah melalui laman web agar ianya dapat memberi manfaat kepada jabatan lain.

Jawapan: Kami dalam menambah baik website kami, dari masa ke semasa, tq atas cadangan anda.